مهارت های مدیریت زمان

همه ما آرزو می کنیم که روز بیشتر وجود داشته باشد. وقتی روز به پایان رسید و ما به آنچه به دست آوردیم نگاه می کنیم ، غالباً تعجب می کنیم که همه آن ساعت ها کجا رفته اند. اگر مانند سایر افراد جهان هستید ، پس مدیریت زمان ممکن است مسئله ای باشد. همه ما فقط برای زمان کمی خرد شده ایم. ما می گوییم مواردی مانند: "در روز زمان کافی وجود ندارد" ، یا "من نمی دانم وقت خود را پیدا خواهم کرد" و "من هرگز برای خودم وقت ندارم."

به طور موثر مدیریت زمان مهارتی است که خیلی ها آن را می خواهند اما تعداد کمی از آنها نیز می خواهند.

ما فکر می کنیم که هرگز وقت کافی نداریم زیرا اگر بخواهید خیلی سخت مشغول پاسخ دادن به حلقه های زندگی هستیم. و هنگامی که به نظر می رسد کمی زمان را برای خودمان آزاد می کنیم ، از موضع چپ به چیزی برخورد می کنیم که باید به آن پاسخ دهیم. علاوه بر این ، به نظر می رسد حتی هنگامی که با مشکلات روبرو نشده ایم ، به نظر نمی رسد که برای شروع کارهای روزانه خود زمان لازم را پیدا کنیم.

بنابراین ، چگونه می توانیم وقت لازم برای انجام هر کاری را پیدا کنیم؟ 

مدیریت زمان با سازمان آغاز می شود

مدیریت زمان این شکل گریزان از جادوی بلک نیست که کمتر کسی آن را درک می کند. در حقیقت ، هر کس می تواند کار خود را تا زمانی که برای اولین بار سازماندهی کند ، مدیریت کند. بدون سازمان ، دشوار است بدانید که فقط چه چیزی در طول روز باید انجام شود و هر یک از این موارد در اهداف بلند مدت شما چقدر مهم است.

هنگامی که با زمان خود سازماندهی می شوید ، نه تنها توانایی خود را برای مدیریت مؤثر در انجام کارهای روزانه خود افزایش می دهید ، بلکه احتمال قرار دادن زمان را در جایی که واقعاً حساب می شود افزایش می دهید: به سمت اهداف بلند مدت که در آن حباب می کنید. اگر در گذشته هرگز هیچ هدفگذاری را انجام نداده اید ، اکنون زمان شروع کار است زیرا این یک ضرورت مطلق برای مدیریت زمان مؤثر است.

چرا تعیین هدف بسیار مهم است؟ 

خوب ، تعیین هدف فقط یک بخش در فرآیند چهار بخشی از مدیریت زمان مؤثر است. با این حال ، این به تنظیم زمین بازی کمک می کند زیرا اگر نمی دانید هدف شما چیست ، می توانید روزهایتان را بچرخانید که چرخهایتان به طور مکرر ناامید شود. اگر می خواهید زمان خود را به نحو احسن مدیریت کنید و به امیدها و رویاهای خود در این فرآیند دست یابید ، باید مطمئن شوید که با آنچه می خواهید از زندگی و متعاقباً روز خود روشن و مختصر باشید.

مرحله شماره 1 - اهداف روشن را تنظیم کنید

مطلق قبل از اینکه بتوانید وقت خود را به طور مؤثر مدیریت کنید این است که اهداف واضح را در مورد آنچه می خواهید در زندگی تعیین کنید. ممکن است با خود فکر کنید که می دانید چه می خواهید ، حتی اگر اهداف را روی کاغذ تنظیم نکرده اید. اگر این مورد است ، پس شما خیلی اشتباه می کنید. چرا؟ از آنجا که قرار دادن اهداف روشن روی کاغذ بسیار متفاوت از صرف قرار دادن آنها در سر شما است.

اگر در تنظیم هدف منفعل شرکت می کنید ، احتمالاً در مدیریت زمان خود مسئولیت کمتری دارید. این می تواند به سرخوردگی شدید منجر شود ، زیرا ممکن است در ذهن ناخودآگاه خود بدانید که می خواهید چه چیزی را می خواهید ، اما شما آن خواسته ها را به اهداف روشن سازماندهی نکرده اید. برای شما احشایی نشده است.

با تصمیم گیری دقیقاً در مورد آنچه می خواهید ، وقتی می خواهید آن را انجام دهید ، و چرا این کار را می خواهید ، اهداف خود را فعال کنید. شما باید هنگام انجام این کار کاملاً دقیق باشید. نترسید دقیقاً آنچه را می خواهید بنویسید ، تا آخرین جزئیات ، آنچه شما می خواهید. نه فقط بگویید که پول زیادی می خواهید ، مقدار دقیق پول مورد نظر خود را بگویید ، چه تاریخ مشخصی را می خواهید و چرا آن را می خواهید.

مرحله شماره 2 - سازماندهی شوید

مرحله دوم در مدیریت زمان مؤثر ، سازماندهی است. اگر می خواهید زمان خود را به درستی مدیریت کنید ، باید سازماندهی شوید. اما چگونه سازماندهی می شوید؟ خوب ، اولین چیز اول ، شما باید اهداف خود را تعیین کنید. اگر این کار را نکردید ، پس از خواندن متوقف شوید و همین کار را انجام دهید.

پس از تعیین اهداف خود ، باید آنها را ساماندهی کنید. اهداف بلند مدت شما چیست؟ اهداف کوتاه مدت شما چه هست؟ اهداف بلند مدت خود را به نقاط عطف تقسیم کنید تا هدفی را داشته باشید که در هر ماه ، هفته و روز هدف خود را هدف بگیرید. هنگامی که می دانید از این پس یک سال چه چیزی را می خواهید انجام دهید ، می توانید به راحتی آن را در اهداف ماهانه ، هفتگی و روزانه قرار دهید.

هنگامی که لیستی از اهداف خود را در نقاط عطف سازماندهی کردید ، می دانید هدف شما چیست. وقتی صبح از خواب بیدار می شوید ، می توانید حس بهتری داشته باشید. همچنین به شما اطمینان می دهد که هر روز کمی در جهت رسیدن به آن اهداف انجام می دهید ، مهم نیست که مقدار کمی از آن چه مقدار باشد.

وقتی می توانید اهداف را به نقاط عطف سازماندهی کنید و آن لیست را در مقابل خود قرار دهید ، ذهن شما نمی تواند آنچه را که باید انجام شود نادیده بگیرد. اگر تصمیم می گیرید که سازماندهی نشوید ، ذهن شما روشی آسان تر برای کمک به شما برای جلوگیری از انجام همه کارهای مهم روزانه روزانه دارد.

مرحله شماره 3 - زمان اولویت بندی

در سال 1994 استفن دی کووی کتابی را با عنوان  7 عادت افراد بسیار مؤثر منتشر کرد ، جایی که وی درباره سیستم مدیریت زمان که در ابتدا توسط دوایت دی آیزنهاور معرفی شده بود ، بحث کرد. این سیستم فعالیتها را بر اساس چهار عامل بر چهار عامل تقسیم می کند: فوریت و اهمیت.

بنابراین ، در روز شما ، یک وظیفه را می توان با این دو عامل طبقه بندی کرد. آنها به شرح زیر است:

• ربع 1 - فوریت ها و بحران ها: فوری و مهم
• کوارتر 2 - اهداف بلند مدت: فوری اما مهم نیست
• کوارتر 3 - وقفه ها: فوری اما مهم نیست
• ربع چهار - حواس پرتی ها: فوری و مهم نیست

هنگامی که به لیست نقاط عطف و کارهای روزانه خود می پردازید ، می توانید دسته بندی کنید که هر کدام از آنها در چه منطقه ای قرار دارد. بهترین راه برای ایجاد مؤثر این روش این است که یک هفته را صرف ردیابی هر کاری کنید. وقت خود را کجا می گذرانید؟ آن را پایین بیاورید اگر 15 دقیقه برای برقراری تماس تلفنی با جمع کننده صورتحساب صرف کرده اید ، آن را پایین بیاورید. اگر 1 ساعت را در فروشگاه مواد غذایی بگذرانید ، آن را پایین بیاورید.

در پایان هر روز برای آن هفته اول ، چهارگوش را در پایین هر کار برای آنچه که در زیر آن قرار داشت ، بنویسید. چه مدت از وقت خود را صرف تماشای تلویزیون (کوارتر 4) ، یا کار بر روی اهداف بلند مدت خود (کوادران 2) ، یا مقابله با شرایط اضطراری یا بحران در زندگی خود کرده اید (کوادران 1) و غیره.

بعد از هفته اول ، نگاه کنید که در هر ربع چه مدت زمان را گذراندید. هدف در زندگی صرف همان زمان در کوادران 2 و زمان کمی در کوارتر 4 است. در واقع چه مدت زمان را در کوادران 2 گذراندید؟پس از اتمام این تمرین ، لیست کارهای روزانه خود را بگیرید و چهارگوش را که هر کدام از آنها در زیر قرار دارد ، بکشید.

اگر به مدت 3 ساعت تلویزیون تماشا می کردید ، آن روز در Quadrant 4 وحشتناک زندگی می کردید. اگر می خواهید مدیریت خود را به طور مؤثر انجام دهید ، می خواهید در فعالیت های Quadrant 4 زمان کمتری را صرف کنید. بعضی اوقات ما نمی توانیم ببینیم که چقدر وقت تلف می کنیم مگر اینکه به این روش نگاه کنیم.

مرحله شماره 4 - از بین بردن تخریب

یکی از سخت ترین بخش های مدیریت زمان ، تعلل وحشتناک است که تمایل دارد مدام زشت خود را عقب بکشاند. چگونه از تعلل خودداری کنیم ؟ خوب ، ما می توانیم تمام اهدافی را که دوست داریم ، تعیین کنیم و سازماندهی کنیم و وقت خود را در اولویت قرار دهیم ، اما اگر نتوانیم با لیست کارهایی که باید انجام دهیم هر روز دنبال کنیم ، وقت خود را تلف می کنیم.

بنابراین ، چگونه از این امر جلوگیری می کنیم؟ 

Prrastination به عنوان قاتل خاموش شناخته شده است و این یکی از بزرگترین عامل بازدارنده در رسیدن به اهداف ما است. همه ما می گوییم که می خواهیم چیزی را به دست بیاوریم ، اما وقتی مدیریت وقت خود را با برخی از کارآیی ها پایین می آوریم ، به نظر نمی رسد که همه چیز به نتیجه برسد. به نظر می رسد که تخریب در اطراف هر گوشه قرار دارد.

با این حال ، تنها راه حل تعویق آگاهی کامل از کارهایی است که باید انجام شود. اگر می توانید اهداف روشنی داشته باشید ، سازمان یافته شوید و وقت خود را در اولویت قرار دهید ، در راه از بین بردن هرگونه تمایل به تعویق قرار می گیرید. اگر هیچ کدام از اینها کار نکرد ، قاعده 15 دقیقه ای را امتحان کنید.

یک تایمر را روی ساعت ، تلفن هوشمند یا هر جای دیگر تنظیم کنید و کاری را انجام دهید که فقط 15 دقیقه از آن خاموش شده اید. این تنها کاری است که باید به آن متعهد باشید: 15 دقیقه. آنچه متوجه خواهید شد اینست که یک جسم در حال حرکت است. پس از شروع کار ، به احتمال زیاد ادامه خواهید داد. سخت ترین قسمت این است که به سادگی شروع می شود!